Digitales Onboarding: Wie Einarbeitung auch remote funktioniert!

Während klassische Onboarding-Maßnahmen über Face-to-Face-Kommunikation laufen, wird dieser bewährte Prozess gerade in seinen Grundfesten erschüttert: Kontakt-Beschränkungen, Home-Office-Auflagen und der Wunsch nach mehr Remote Work bei Angestellten führen dazu, dass das “an Bord holen” von neuen Mitarbeiter:innen zunehmend digitalisiert wird.

Wie du neue Mitarbeiter:innen auch remote schnell, effektiv und umfassend einarbeitest, welche Tools dir helfen und warum digitales Onboarding letztendlich Zeit spart, erfährst du in diesem Artikel.

Klassisches Onboarding vs digitales Onboarding 

Das Ziel des Onboardings - ob klassisch oder digital - ist die Einführung neuer Mitarbeiter:innen ins Unternehmen, die fachliche Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich, sowie die Integration ins Team. Ein von Anfang an durchdachter und strukturierter Prozess hilft dir, um Zeit zu sparen und keine wichtigen Punkte zu vergessen - besonders wenn mehrere Mitarbeiter:innen gleichzeitig eingearbeitet werden müssen.

Der klassische Onboarding-Prozess ‚vor Ort‘ gliedert sich in drei Phasen (Pre-Boarding, Startphase, Einarbeitungsphase). In dieser Zeit lernen neue Kolleg:innen das Team, den Chef, den Geschäftsführer, den Standort sowie die Unternehmenskultur, Mitarbeiterrollen und Regeln kennen. Sie werden außerdem an ihrem Arbeitsplatz empfangen, von einem Mentor angelernt und halten ihre ersten Meetings, Feedbackgespräche, Trainings oder Schulungen ab.

Das digitale Onboarding findet online und ganz ohne Offline-Maßnahmen statt. Gleich bleiben die drei Phasen des Onboardings (Pre-Boarding, Startphase und Integration) und deren Ziele. Was im digitalen Onboarding natürlich komplett wegfällt, ist der unmittelbare persönliche Kontakt im Unternehmen. Das ist kein unerheblicher Faktor für die Integration neuer Mitarbeiter:innen. Im Laufe des Artikels gehen wir deshalb der Frage nach, wie Personaler und Vorgesetzte den fehlenden persönlichen Kontakt online ersetzen können.

Wandel der Arbeitswelt: Digitales Onboarding wächst 

Onboarding goes digital. Selbst nach dem Wegfall von Kontakt-Beschränkungen und Home-Office-Verordnungen aufgrund der Corona-Pandemie werden in Zukunft immer mehr Mitarbeiter:innen im Home-Office eingearbeitet werden. 

Du wirst sehen, dass virtuelles Onboarding (oder zumindest ein Mix aus On- und Offline-Maßnahmen) der zukünftige Weg ist - auch nach Corona. Ob Pandemie, der Wunsch nach flexibleren Arbeitszeiten oder Fachkräftemangel und das Anlernen von Personal auf der ganzen Welt - ein Zurück in alte Muster wird es sicher nicht mehr geben. Experten sagen voraus, dass der Wandel der Arbeitswelt sogar noch tiefgreifender sein wird. Sie erwarten einen zunehmend globalen Arbeitsmarkt, der ohne Migration auskommt.

Umso wichtiger ist es für Unternehmen, den digitalen Wandel auch in HR-Prozessen umzusetzen, um passendes Personal zu rekrutieren und zu halten. Laut der Haufe Onboarding Studie haben 2018 nur 6 % der befragten Unternehmen auf digitale Tools im Onboarding-Prozess zurückgegriffen. Im Jahr 2020 waren es bereits 23 %. Damit hat sich die Nutzung in nur 2 Jahren fast vervierfacht. Unternehmen haben erkannt, dass strukturiertes digitales Onboarding durch geregelte und übersichtliche Prozesse viel Zeit und Geld spart.

Was macht digitales Onboarding aus? 

Der erste Eindruck zählt ganz gleich, ob persönlich oder virtuell. Doch Mitarbeiter:innen digital in ein Unternehmen einzuführen, erfordert ein Umdenken. Du solltest überlegen, welche Punkte des klassischen Onboarding-Prozesses du vorab standardisieren kannst, um neues Personal schnell und effizient in den Arbeitsalltag und das Team zu integrieren.

Natürlich kannst du Links schicken und versuchen in langen Video-Calls Mitarbeiter:innen jedes Mal neu einzuarbeiten. Doch das ist auf lange Sicht nicht nur zeitaufwendig (das müsstest du dann bei jedem neuen Mitarbeiter machen!), sondern beim Onboarding von mehreren Mitarbeiter:innen schlichtweg kaum machbar. 

Die Lösung: Standardisierte Prozesse für digitales Onboarding in Kombination mit Online-Meetings, Teamevents, digitalem “Kaffeeplausch” und Online-Schulungen.

Chancen im digitalen Onboarding im Home-Office

Wir haben dir gezeigt, dass der digitale Wandel in Unternehmen nicht nur bei der Personalsuche, sondern zunehmend im Onboarding stattfindet. Wenn du jetzt nur an die neuen Dokumente, Prozesse, Tools und Medien denkst und dabei in Panik verfällst, dann atme erst einmal tief durch, denn digitales Onboarding im Home-Office bedeutet auch viel Potenzial für dich und dein Unternehmen. 

1. Zeitersparnis: Auch wenn die Einrichtung eines online Onboarding-Prozess am Anfang Arbeit bedeutet, wirst du mit standardisierten Formaten am Ende Zeit gewinnen. Sobald die Online-Videos aufgenommen, die Leitfäden und Prozesse dokumentiert sind, kannst du sie immer wieder abrufen und ganz einfach verschicken.

2. Immer und überall abrufbar: Über digitale Onboarding-Tools und Apps sind Informationen und Wissen zur fachlichen Einarbeitung immer und überall abrufbar. Möchten sich Kolleg:innen etwas erneut anschauen, dann ist das digital kein Problem.

3. Weniger Kosten: Zeitersparnis bedeutet weniger Kosten, denn wenn viele Prozesse digitalisiert und standardisiert sind, können sich Mitarbeiter:innen auf andere Aufgaben konzentrieren. Sollten sich außerdem in Zukunft vermehrt Angestellte im Home-Office aufhalten, verringern sich auf lange Sicht Kosten für Büroflächen und Stromausgaben.

4. Neue, kreative Lösungen: Der Wandel birgt neue Möglichkeiten. Du kannst dich in neuen digitalen und kreativen Lösungen ausprobieren. Lass den Chef in einem entspannten und lockeren Video vorstellen, nutze Teamevent-Möglichkeiten, wie Online-Speed-Dating, zur Vorstellung von Teams oder ein gemeinsames virtuelles Escape-Room-Erlebnis.

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Herausforderungen im digitalen Onboarding im Home-Office

Wenn neue Mitarbeiter:innen in dein Unternehmen kommen, werden viele Informationen und ungeschriebene Gesetze des Zusammenarbeitens und der Arbeitskultur bei Gesprächen von Schreibtisch zu Schreibtisch, in der Mittagspause oder beim Kaffeeplausch ausgetauscht. Dieser Teil entfällt leider, wenn die Angestellten aus dem Home-Office arbeiten. 

1. Soziale Komponente: Eine große Herausforderung beim digitalen Einarbeiten ist die soziale Interaktion. Im Future Talents Report 2021 gaben befragte Praktikanten an, dass die soziale Komponente im digitalen Onboarding zu kurz kam. Deshalb sollte das remote Onboarding auf diesen beiden wichtigen Pfeilern aufbauen: 1. Fachliches Onboarding, 2. Soziales Onboarding 

2. Längere Onboarding-Phase: Plane außerdem mehr Zeit für die digitale Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ein. Anstatt in Phase 3 nur bis zur Probezeit zu begleiten, können Remote-Strukturen länger dauern. Ansonsten ist die Gefahr da, dass sich neue Kolleg:innen von der Menge an Informationen erschlagen fühlen. Die wichtigsten Informationen sollten deshalb gut dosiert über einen längeren Zeitraum übermittelt werden. Plane, wenn möglich einen Onboarding-Prozess von bis zu 12 Monaten, um diesen zu entzerren. 

3. Kommunikation: Beim klassischen Einarbeitungsprozess wird viel Wissen innerhalb eines Teams beim “Über-die-Schulter-schauen” und bei einer schnellen Frage über den Bildschirmrand geklärt. Digital ist der Kommunikationsaufwand viel höher, da für jede kleine Frage eine Nachricht geschrieben oder ein Termin vereinbart werden muss. Sorge deshalb für einfache und schnelle Kommunikationstools, um kurze Wege zu schaffen. Dabei sollte jede:r die Möglichkeit haben, Ansprechpartner zu verschiedenen Themen innerhalb des Unternehmens zu befragen. Das Tool “Slack” ist dafür ein passendes Beispiel.

4. Zentraler Online-“Wissensspeicher”: Fehlender Austausch, schwierige Einarbeitung, mangelnde Vernetzungsmöglichkeiten und undurchsichtige Prozesse und Strukturen können “Neulinge” abschrecken. Sorge deshalb am besten für ein zentrales Kommunikationsmittel und einen zentralen “Wissensspeicher”, wo alle Videos und Dokumente für die Einarbeitung abgelegt und für alle - immer und überall abrufbar sind.

Welche digitalen Onboarding-Tools helfen?

Für digitales Onboarding brauchst du digitale Tools. Tools helfen dir digitale Onboarding-Maßnahmen zu standardisieren und die Anlernphase und die Kommunikation trotz Home-Office effizient und einfach zu gestalten. Hier geben wir dir Tipps zu Online-Onboarding-Tools:

1. Onboarding-Portale: Es gibt große HR-Management-Software-Plattformen, wie zum Beispiel Oracle Taleo oder SAP Successfactors, die auch Onboarding-Module anbieten. Ein kostengünstiges, auf kleine und mittelständige Unternehmen zugeschnittenes Tool für Mitarbeiter-Onboarding ist Memberspot. Mit Memberspot kannst du deinen eigenen Mitarbeiterbereich in deinem Branding erstellen und als unternehmenseigene Online-Akademie nutzen. 

2. Onboarding-Apps: Eine App macht den Onboarding-Prozess noch flexibler, da sie sich jederzeit und von jedem Ort abrufen lässt. Memberspot lässt sich als App bestens von unterwegs verwalten.

3. Social Networking Tools: Ob der erste Austausch über Netzwerke wie Xing oder LinkedIn - der Einsatz von Social Media im Onboarding-Prozess erlaubt es, den neuen Mitarbeiter:innen, sich unkompliziert zu vernetzen und vom Wissensaustausch zu profitieren. 

4. E-Learning-Tool: Schulungs- und Trainingsmaßnahmen sind ein wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Entweder setzt du die Schulungsvideos ebenfalls auf deinen eigenen Bereich bei Memberspot oder du arbeitest mit einer anderen E-Learning-Plattform zusammen.

5. Kommunikationstools: Wie bereits erwähnt, ist eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation das A und O das Onboarding im Home-Office! Ob du auf Slack, Skype for Business oder Meeting-Tools wie Google Hangout, Zoom oder Microsoft Teams setzt, ist dir überlassen, aber die Kommunikation sollte auch online reibungslos funktionieren.

Erfolgreich trotz Distanz: Ideen für virtuelle Einarbeitung

1. Digitales Pre-Boarding: Vor dem ersten Arbeitstag

Das richtige Onboarding wird optimalerweise bereits durch ein gutes Pre-Boarding unterstützt, das direkt nach Vertragsunterschrift erfolgt. Folgende Möglichkeiten hast du, um eine erfolgreiche digitale Willkommenskultur zu etablieren:

1. Unternehmen und Standort online vorstellen: Führe neue Mitarbeiter:innen in einem Video oder bei einem Live-Call durch die Büroräume. Wenn du etwas ganz Besonderes machen möchtest, kannst du auch mit einem Augmented Reality Rundgang Eindruck hinterlassen.
2. Kollegen online kennenlernen: Organisiere einen Termin zur virtuellen Kaffeepause oder zum gemeinsamen Lunch, bei dem jeder im Team sich ein Essen nach Hause liefern kann.
3. Welcome-Pakete vorab nach Hause senden: Mit gebrandeten Gadgets oder einem Blumenstrauß kommt sicher Freude aus dem Home-Office aus.
4. Upload-Möglichkeiten: Stelle digitale Upload-Möglichkeiten für notwendige Unterlagen bereit
5. Erstelle erste Videos: Videos zu Unternehmensvorstellung, Datenschutzschulungen, etc.
6. Hard- und Software: Statte neue Kolleg:innen bereits vor dem ersten Arbeitstag mit der nötigen Hard- und Software aus.

2. Startphase: Die erste Arbeitswoche digital begleiten

Bereite deinen neuen Mitarbeiter:innen eine erste Onboarding-Woche im Home-Office, die sie nicht vergessen werden. 

1. Ablauf: Lass neuen Mitarbeiter:innen einen “Ablaufplan” der ersten Woche mit Meetings, digitalem “Kaffee”, Arbeitsaufgaben und Feedbackgespräch zukommen. Somit weiß er genau, was auf ihn wann zukommt.
2. Mit Kommunikationskanälen vertraut machen: Egal ob Videocall, Telefon oder Chat-Programm, zeige und leite “Newbies” durch die unternehmensinterne digitale Welt.
3. Videocall mit Vorgesetzten: Auch digital gehört es einfach dazu, dass sich der Chef persönlich vorstellt.
4. Welcome Training: Lade neue Mitarbeiter:innen zu einem gemeinsamen Welcome-Training ein, um Unternehmenswerte und Strukturen zu vermitteln. Neuankömmlinge können sich untereinander kennenlernen.
5. Gruppen für Newbies: Biete Chat Gruppen für neue Mitarbeitende an, wo Fragen gestellt werden können.
6. Mentor: Gib einen Ansprechpartner oder Mentor an die Hand der neuen Kolleg:innen, an den sie sich immer wenden können.
7. Erste interessante Aufgabe vorbereiten: Du kannst eine kleine Checkliste mit ersten Aufgaben erstellen oder ihn auch direkt in ein neues interessantes Projekt einbeziehen lassen.
8. Organisiere digitale Breakout-Sessions: Ob Kaffee, Lunch oder Afterwork-Session - das persönliche Kennenlernen stärkt die Verbindung im Team.
9. Feedback-Gespräch: Nach der ersten Woche solltest du ein erstes Meeting zum Feedback-Gespräch ansetzen und direkt Fragen und Missverständnisse aus dem Weg zu räumen. Stelle auch Fragen, ob der digitale Onboarding-Prozess gefallen hat oder Optimierungsbedarf besteht.

3. Integrationsphase: 6 - 12 Monate nach Arbeitsstart

1. Notwendige Schulungen und Trainings: Neueinsteigern sollten wissen, wann welche Pflichtschulungen stattfinden oder online abgerufen werden können und welche Informationsveranstaltungen freiwillig sind.
2. Regelmäßige Feedbackgespräche: Plane mindestens 1 Mal im Monat ein virtuelles Feedbackgespräch, um weitere Schritte zu besprechen und positive wie negative Kritik aufzunehmen.

Digitale Teamevents: In den ersten 6 bis 12 Monaten sollte mindestens ein größeres Team-Event stattfinden, welches du auch digital kreativ veranstalten kannst.