Wusstest du, dass die Wahrscheinlichkeit um 58 % steigt, neue Mitarbeiter:innen drei Jahre später noch in deinem Unternehmen zu haben, wenn sie eine strukturierte Einarbeitungszeit durchlaufen haben? Das ergab laut Society for Human Resource Management eine Studie der Wynhurst Group.
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen - kurz Onboarding genannt - setzt also den Grundstein für die Zusammenarbeit. Sowohl menschlich als auch fachlich ist die Einarbeitung entscheidend für die ersten Jahre und wird in Zeiten des Fachkräftemangels immer wichtiger!
Damit neues Personal voll aufblüht und sich von Anfang an in deinem Unternehmen wohlfühlt, erklären wir dir, was eine gute Einarbeitungszeit ausmacht. Außerdem erhältst du Tipps, wie du es auch im Homeoffice schaffst, neue Mitarbeiter:innen effizient einzuarbeiten.
Eine Einarbeitungsphase ist nötig, da jedes Unternehmen anders tickt. Arbeitsabläufe, Prozesse, Computerprogramme, Ansprechpartner und Unternehmensregeln können “Newbies” am besten lernen, wenn ihnen ein Mentor oder eine Mentorin zur Seite gestellt wird. Denn wer bereits nach kurzer Zeit gut integriert ist, sieht schneller, wie er sich im Unternehmen einbringen kann - und das motiviert.
Überlässt du die Kolleg:innen in der Einarbeitungsphase hingegen sich selbst, machen diese nicht nur unnötige Fehler und brauchen länger, sondern verlieren schneller an ihrer intrinsischen Motivation und an dem frischen Elan, den die meisten mitbringen. Unter Umständen kann eine fehlende oder schlechte Einarbeitung dazu führen, dass der Job noch in der Probezeit gekündigt oder eine Weiterbeschäftigung ablehnt wird.
Laut der Stepstone-Studie “Onboarding im Fokus” hat jeder dritte Befragte seinen neuen Job schon einmal innerhalb des ersten Jahres gekündigt. Gründe für die Kündigungen waren vor allem die Diskrepanz zwischen der Jobbeschreibung und der Arbeitsrealität, aber auch die Unternehmenskultur. Eine strukturierte und automatisierte Einarbeitung hilft gegen hohe Anfangsfluktuation und zeugt von einer Unternehmenskultur, die ihre Mitarbeiter:innen wertschätzt. Gerade wenn gute Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt heiß begehrt sind, ist es umso wichtiger, sie schnell und gut zu integrieren.
Bedenke auch die Kosten, die die Suche nach Fachpersonal bei einer hohen Fluktuation für das Unternehmen bedeuten. Laut der Harvard Business Review liegen die Kosten der Mitarbeiterfluktuation schätzungsweise zwischen 100 % und 300 % eines Jahresgehalts und in der Regel dauert es acht Monate bis neu eingestellte Mitarbeiter:innen ihre volle Produktivität erreicht haben. Eine gute Einarbeitung von Fachpersonal zahlt sich also nicht nur für die neuen Kolleg:innen, sondern auch für dein Unternehmen aus!
Der Fachkräftemangel hat viele Unternehmen zum Umdenken gezwungen. Gerade bei Firmen, die schnell wachsen – also regelmäßig neue Mitarbeiter einarbeiten – sollte der Prozess organisiert und geplant ablaufen.
Laut der Haufe Onboarding Studie haben Arbeitgeber 2020 der Einarbeitung einen höheren Stellenwert beigemessen. Fast zwei Drittel der Befragten (64 Prozent) haben neuen Kolleg:innen einen Mentor zur Seite gestellt und/oder einen Welcome-Day organisiert.
Außerdem sind 83 % der befragten HR-Verantwortlichen davon überzeugt, dass die Anfangsfluktuation durch weitere Professionalisierung und Digitalisierung des Onboardings gemindert werden könnte.
Im Zuge der Corona-Pandemie ist digitales Onboarding sprunghaft gewachsen. Der Einsatz digitaler Tools zur Einarbeitung von Mitarbeiter:innen ist von 6 % im Jahr 2018 auf 23 % im Jahr 2020 gestiegen. Im Umkehrschluss heißt das, dass mehr Unternehmen auf professionelles digitales Onboarding setzen. Dazu gehören zum Beispiel Webinare für die Einarbeitung, digitale „Preboarding-Info-Mappen“, Video-Gespräche mit Paten, Teams und Vorgesetzten oder virtuelle Get-Together-Maßnahmen.
Dennoch: 78 % haben keine zusätzlichen digitalen Maßnahmen ergriffen und die Mehrheit hält das eigene Onboarding für verbesserungsfähig. Hier ist also weiterhin viel Luft nach oben!
Kurz zusammengefasst sind folgende Punkte die wohl wichtigsten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen:
Laut der Harvard Business Review dauert es acht Monate, bis neu eingestellte Kolleg:innen ihre volle Produktivität erreichen. Neue Mitarbeiter:innen einzuarbeiten, braucht Zeit und Geduld! In der Regel dauert die Einarbeitung von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit, in einzelnen Fällen auch bis zu einem Jahr. In dieser Zeit durchlaufen die Neuzugänge vier Phasen der Einarbeitung, die sich zeitlich als auch inhaltlich überlappen können.
Der erste Schritt, um neue Mitarbeiter:innen an Bord zu holen, beginnt bereits vor dem ersten Arbeitstag und mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags. Zwischen der Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag können noch Wochen oder Monate vergehen. Eine gute Preboarding-Phase ist unverzichtbar, damit Neustarter das Gefühl erhalten, dass sie sich richtig entschieden haben und unterstützt werden. Welche Punkte solltest du in der Einarbeitungsphase Nummer 1 nicht vergessen?
Wichtig: Anhand der Anforderungen in der Jobbeschreibung solltest du den Einarbeitungsplan erstellen, denn so vermeidest du den Hauptgrund vorzeitiger Kündigungen: die Diskrepanz zwischen Stellenausschreibung und Arbeitsrealität!
Überlege welche Kenntnisse neue Mitarbeiter:innen als Erstes brauchen, welche Schulungen und Infoveranstaltungen nötig sind und wie viel Zeit dafür eingeplant werden sollte.
Stelle bereits im Voraus die Schulungsunterlagen für neue Mitarbeiter:innen zusammen oder bereite Schulungsvideos für Einarbeitungen im Homeoffice vor.
Benenne eine:n Mentor:in an den sich der neue Mitarbeiter bei fachlichen Fragen, etwa zu Zuständigkeiten oder Arbeitsabläufen, jederzeit wenden kann.
Takte die ersten Tage so, dass auch fachlichen Informationen vermittelt werden - allerdings nur dosiert, da das Kennenlernen im Vordergrund stehen sollte. Im Anschluss besprichst du den Plan mit den beteiligten Personen und verteilst die Aufgaben und Zuständigkeiten.
Lasse neuen Mitarbeiter:innen wichtige Informationen bereits vor dem ersten Arbeitstag zukommen (Arbeitsweg und Arbeitszeit am ersten Tag). Leitfäden oder Infos über Abläufe, Themen und Projekte geben ein gutes und sicheres Gefühl für den Start im neuen Unternehmen.
Stelle sicher, dass neue Kolleg:innen am ersten Arbeitstag einen sauberen, komfortablen und voll eingerichteten Arbeitsplatz vorfinden. Am besten mit einem kleinen Willkommensgeschenk.
Das Ziel sollte sein, die erste Arbeitswoche so angenehm wie möglich zu gestalten, um neuen Mitarbeiter:innen die Nervosität zu nehmen und sie von den Kolleg:innen und Vorgesetzten herzlich willkommen zu heißen. Ein netter Empfang hinterlässt einen positiven ersten Eindruck - und für diesen hat man immer nur ein mal die Chance! Ganz wichtig: keinesfalls darf sich neues Fachpersonal am ersten Tag langweilen oder „fehl am Platz“ fühlen. Hingegen kommt ein persönliches Einführungsgespräch und ein erster Firmenrundgang mit dem Chef bestens an und zeugt von Wertschätzung auch von der höheren Ebene.
Bei einem Begrüßungsgespräch am ersten Arbeitstag stellst du das Unternehmen und die Aufgaben vor und besprichst den Einarbeitungsplan gemeinsam. Anschließend wird das Team und der:die Mentor:in vorgestellt. Namen, Ansprechpartner, Rollen, Organisationsstruktur – all das sollte zunächst geklärt werden - ganz nach dem Motto: “Wen kann ich wozu fragen?”
Kläre in einem Gespräch wichtige unternehmensinterne Abläufe und Regelungen oder stelle ein Dokument mit den wichtigsten Punkten zusammen: Arbeitszeiten, Pausenregelung, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, Getränke & Kantine, Toiletten & Kaffeeküche, Parkplatz, Verhalten bei Krankheit, Leistungsmaßstäbe, Telefonlisten und Ansprechpartner.
Vermittle in einem zweiten Schritt die genauen Aufgaben und Abläufe in der zu besetzenden Stelle. Kläre mit neuem Fachpersonal folgende Fragen: Wie funktioniert was? Mit wem wird direkt zusammengearbeitet? Wer berichtet wem? Welche Projekte laufen gerade? An welchem Projekt kann ich mich direkt beteiligen?
Schließlich bekommen neue Mitarbeiter:innen eine Einweisung in ihren neuen Arbeitsplatz: Ablagesysteme, Werkzeuge, Computer und Software erklärt sowie wichtige Zugänge und Passwörter geteilt.
Neben den 4 Phasen der Einarbeitung gibt es im Personalwesen auch eine 4 Stufen-Methode für Wissensvermittlung, die sich in jedem Job bewährt hat.
Die 4-Stufen-Methode funktioniert so:
Nach der ersten Woche beginnt zunehmend die fachliche Einarbeitung. Dein vorab erstellter Einarbeitungsplan mit Terminen zu Trainings, Schulungen sowie verschiedenen Infoveranstaltungen ist das Herzstück dafür. Die Begleitung ist nun weniger intensiv, doch auch in dieser Phase gilt: halte die Begeisterung und die Motivation aufrecht. Ausschlaggebend dafür sind nicht nur spannende Aufgaben, sondern auch die soziale Integration ins Team. Denn es hängt stark vom guten Willen und der Unterstützung der Kolleg:innen ab, wie wohl sich Neue fühlen! In manchen Unternehmen werden dafür sogar extra sogenannte “Feel-Good-Manager” eingestellt, doch auch ein Mentor oder Pate kann diese Rolle übernehmen. Halte engen Kontakt mit den neuen Mitarbeiter:innen und finden in regelmäßigen Feedbackgesprächen direkt heraus, ob und wo der Schuh drückt.
Ein erstes Feedbackgespräch sollte bereits nach den ersten Wochen stattfinden, danach im monatlichen Turnus. Dabei stehen in einem persönlichen und offenen Austausch Fragen zu den Projekten und zur Arbeitsatmosphäre im Fokus.
Attraktive Team-Events und Teambuilding-Maßnahmen helfen zur weiteren Integration, fördern Kontakte und stärken das Employer Branding.
In den regelmäßigen Gesprächen sollten auch Entwicklungsschritte und Karriereperspektiven besprochen werden, ebenso wie die Ziele erreicht werden können.
Nach der Probezeit ist die Einarbeitungszeit in aller Regel abgeschlossen und der Mitarbeiter im Unternehmen angekommen. Optimalerweise findet kurz davor ein Probezeitgespräch statt. Nun folgt der fließende Übergang in die bestehenden Personalentwicklungsmaßnahmen. Ziel ist es Mitarbeiter:innen optimal zu fördern, damit sie sich bestens weiterentwickeln können.
Aufgrund der Pandemie war zeitweise das gesamte Büropersonal Deutschlands ins Homeoffice verbannt. Doch Firmen mussten auch in dieser Zeit neue Talente anwerben und anlernen - und zwar digital! Corona hat der Digitalisierung von HR-Prozessen einen enormen Schub gegeben. Doch damit sich neues Fachpersonal im Homeoffice nicht komplett sich selbst überlassen fühlt, ist eine Einarbeitung umso wichtiger geworden! Ansonsten laufen die Firmen Gefahr, eine größere Anfangsfluktuation zu haben, als je zuvor! Wie funktioniert die Einarbeitung unter solchen Umständen und welche Herausforderungen gibt es beim digitalen Onboarding zu meistern? Wir klären auf.
Vielen Firmen fehlt es noch an standardisierten Prozessen zur Einarbeitung von Personal im Homeoffice.
Folge: Die neuen Mitarbeiter:innen erfahren keine gute Einarbeitung und fühlen sich gerade im Homeoffice alleingelassen, langweilen sich oder sind überfordert.
Lösung:
Auch wenn du noch nicht die optimale Lösung für die digitale Einarbeitung hast, stelle sicher, dass du folgende Fragen beantwortet kannst:
Eine große Herausforderung beim Einarbeiten im Homeoffice ist die soziale Interaktion. Social-Distancing-Maßnahmen oder große Distanzen führen möglicherweise dazu, dass Arbeitnehmer:innen in den ersten Arbeitstag starten, ohne das Bürogebäude ein einziges Mal betreten zu haben.
Die Folge: Neuen Teammitgliedern fällt es zu Beginn schwer, sich mit dem Unternehmen und seiner Arbeitsweise zu identifizieren und Kontakte zu Kollegen zu knüpfen.
Die Lösung: Remote Onboarding-Maßnahmen müssen (neben der fachlichen Einarbeitung) vermehrt ein Auge auf die soziale Integration werfen. Digitale Tools und ein wenig Kreativität helfen dabei. Organisiere beispielsweise einen Termin zur virtuellen Kaffeepause, einem ersten Speeddating per Zoom oder zum gemeinsamen Lunch, bei dem jeder im Team sich ein Essen nach Hause liefern kann. Auch Teambuilding-Maßnahmen lassen sich mittlerweile kreativ online umsetzen.
Remote-Strukturen können länger dauern, schließlich fällt die Orientierung an Kolleg:innen im Homeoffice komplett weg.
Folge: Allein im Homeoffice besteht die Gefahr, dass sich Mitarbeiter:innen von der Menge an Informationen, die sie allein bewältigen müssen, erschlagen fühlen.
Lösung: Plane mehr Zeit für die digitale Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen ein. Die wichtigsten Informationen solltest du gut dosiert über einen längeren Zeitraum übermitteln. Plane, wenn möglich einen Onboarding-Prozess von bis zu 12 Monaten, um diesen zu entzerren.
Digital ist der Kommunikationsaufwand viel höher, da für jede kleine Frage eine Nachricht geschrieben oder ein Termin vereinbart werden muss.
Folge: Mitarbeiter müssen länger auf Antworten warten und arbeiten weniger effektiv.
Lösung: Sorge deshalb für einfache und schnelle Kommunikationstools, um kurze Wege zu schaffen. Das Tool “Slack” ist dafür ein passendes Beispiel.
Normalerweise connecten Kolleg:innen ganz nebenbei auf dem Flur, in der Kaffeeküche und beim Lunch. Fällt dieser Büroalltag weg, fehlt diese Möglichkeit.
Folge: Die Verbindung unter den Mitarbeiter:innen kann nicht ähnlich gut wachsen und es fehlen Räume zum persönlichen Austausch.
Lösung: Stelle eigene Netzwerke sicher, wo sich beispielsweise “Neulinge” untereinander austauschen können oder biete von Anfang an Social-Media-Tools wie LinkedIn zum Vernetzen und Austauschen an.
Gerade bei Firmen, die schnell wachsen und regelmäßig neue Mitarbeiter:innen einstellen, sollte der Prozess bestmöglich organisiert und geplant ablaufen, doch vielen fehlt es an standardisierten Prozessen in der Einarbeitung.
Folge: Das Unternehmen verliert viel Zeit durch nicht automatisierte Prozesse und muss jede Einarbeitung neu und individuell vorbereiten.
Lösung: Informationen, Leitfäden, Prozesse, Präsentationen etc. sollten bestenfalls an einem zentralen Ort für die neuen Mitarbeiter:innen abrufbar sein. Standardisierte Prozesse kannst du einleiten, indem du mit Schulungs- und Trainingsvideos arbeitest, deren Links du einfach weiterleiten kannst. Hierfür bietet sich auch ein Wiki mit der Unterstützung von Videos an.
Schulungsvideos kannst du ganz einfach mit Memberspot erstellen, eine Plattform, die dir einen zentralen Wissensspeicher für das E-Learning von Mitarbeiter:innen bietet und auch per App von überall abrufbar ist - sicher und mit eigenem EU-Videohosting.
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